طراحی و پیاده سازی اتوماسیون های اداری

نوشته شده توسط مدیریت سایت. منتشر شده در حوزه اتوماسیون اداری

تولید و پیاده سازی اتوماسیون حوزه اداری

نرم افزار اتوماسیون یکپارچه ی اداری:

ما به سازمان‌ها در بهینه‌کردن بهره‌وری به منظور افزایش کارآیی یاری می‌رسانیم. در طول حیات شرکت، بر روی نیازمندی‌های آشکار و پنهان بازار هدف متمرکز شده‌ایم و به این ترتیب با ارائه راهکارهای خلاق و بومی‌سازی شده، پاسخگوی مشکلات سازمان‌های ایرانی هستیم. راهکارهای ما شامل بستر ارتباطی یکپارچه اتوماسیون اداری و نیز راهکارهای برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی در حوزه‌های منابع انسانی، مالی و لجستیک است.

 

نیازسنجی و مشاوره

کارشناسان بخش بازایابی و فروش ما آماده اند که در هر زمان و با توجه به شرایط و ضوابط سازمان شما اطلاعات لازم و ضروری را در جهت شروع همکاری را در اختیارتان قرار دهند. در این مرحله با کمک کارشناسان ما مشکلات موجود در سازمان شما شناسایی شده و بر اساس آن مشکلات راه حل مناسب به شما ارائه خواهد شد. در صورت درخواست شما می توانیم در محل سازمان شما دموی نرم افزار خود را ارائه کنیم.

 

انتخاب راهکار مناسب

شرایط هر سازمان یک شرایط خاص و منحصر به فرد است. مجموعه جامع ما شامل نرم افزارهای مختلفی می شود که نیاز هر شرکت یا سازمان را برطرف کند. مهم نیست که سازمان شما خصوصی است یا دولتی،‌ برای رفع نیاز شما نرم افزار های مناسب در مجموعه ما وجود دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت راهنمایی در انتخاب نرم افزار مناسب می توانید با متخصصان ما مشورت کنید.

مدیریت تقویم و جلسات:

با استفاده از این سیستم شما می‌توانید از مزیت مدیریت موثر زمان و جلسات برخوردار شوید. این سیستم با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه‌ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن را امکان‌پذیر می‌سازد. این سیستم، ابزاری موثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است.

کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیر جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت‌جلسه و تبدیل صورت‌جلسه به نامه در این سیستم تحت پوشش قرار می‌گیرد.

مکاتبات:

همچنین با استفاده از امکانات این مجموعه، دسترسی مدیران و سایر کارکنان به چرخه عملیات روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان فراهم می‌آید. مستند شدن روال‌ها و عملیات انجام‌شده در طول فرآیندهای مختلف سازمان علاوه بر شفاف‌سازی، منجر به بهینه‌سازی چرخه‌ها و تشخیص نارسایی‌های احتمالی می‌شود. مکانیزه شدن فرآیندها، پاسخ‌گویی به مخاطبین اعم از سازمان‌ها و مراجعه‌کنندگان را تسریع نموده و شفاف می‌سازد.

گستردگی جغرافیایی یکی از سربارهای هزینه‌ای سازمان‌ها است که با استفاده از راهکارهای تحت وب و فناوری‌های نوین تبادل اطلاعات و همسان‌سازی پایگاه‌های داده این مجموعه، به فرصتی برای متمرکز سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری تبدیل شده است.

طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه اداری، فرم‌های پویا، فکس، نامه پست الکترونیک، پیش‌نویس و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکان تعریف گردش کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه‌های از پیش تعیین‌شده از سوی دیگر، مجموعه «مکاتبات» را به یک زیرساخت قوی و کامل برای رفع کلیه نیازهای سازمان مبدل می‌کند.

مدیریت کارها:

سیستم «مدیریت کارها»، ابزاری موثر در مدیریت پروژه‌های سازمان است. با کمک این سیستم مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آن‌ها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.

مدیریت اسناد:

پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

فکس:

با استفاده از سیستم فکس به عنوان یکی از سرویس‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری «دیدگاه»، امکان متمرکز سازی فرآیند ارسال و دریافت نمابرهای سازمان فراهم می‌شود. به این ترتیب با استفاده از امکان ارسال فکس به صورت الکترونیکی، نیاز به نصب و راه‌اندازی دستگاه‌های نمابر متعدد در بخش‌های مختلف سازمان حذف و هزینه‌های وابسته به آن کاهش می‌یابد. با کمک این سیستم، ارسال نامه به خارج از سازمان بدون استفاده از کاغذ امکان‌پذیر و سوابق نامه‌های ارسال‌شده کنترل و پیگیری شود.

ایمیل:

سرویس ایمیل، یکی دیگر از سرویس‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری «دیدگاه» است که دسترسی مستقیم به ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیک را فراهم می‌کند. با توجه به یکپارچگی این سرویس با دیگر بخش‌های این مجموعه، نیاز با خروج از سیستم و ورود به رابط کاربری نرم‌افزار دیگری نیست. سیستم ایمیل به شما این امکان را می‌دهد تا ایمیل‌های شخصی را نیز مدیریت نموده و در انجام کار خود تمرکز و هماهنگی را حفظ نمایید.

پیامک:

سرویس پیامک، جهت دریافت مکتوبات و مشاهده یادآوری‌های مورد نیاز، از طریق پیامک و بر روی تلفن همراه طراحی شده است. همچنین به کمک این سرویس افراد می‌توانند با استفاده از کد ره‌گیری آخرین وضعیت مکتوبات خود را در سازمان پیگیری نمایند.

تماس با ما

آدرس دفتر مرکزی: تهران، فاز 3 شهر اندیشه، خ ولیعصر (عج)، بازار بوستان، طبقه دوم، واحد 49

شماره تماس: 02124521651

شماره پیامک: 10002165552165

کد پستی: 3168789716